Les différents diagnostics, analyses et missions de conseil contribuent en grande partie à donner un éclairage nouveau et extérieur sur les modalités de traitement de l’information d’une entreprise. Ainsi un canevas général ressort presque systématiquement de ces études. Celui-ci donne lieu à une liste non-exhaustive de préconisations que je vous donne à lire dans cet article. L’idée est ici d’énumérer les préconisations les plus fréquentes qui ressortent de mes différentes études.
L’objectif ? Donner quelques pistes et axes d’amélioration pour le management de vos systèmes d’information.
Organiser le management de l’information :
- Harmoniser les pratiques : Le renouvellement du système d’information de l’entreprise va conduire à l’harmonisation des bases de données. Cette restructuration de la « base de gestion » conduira à l’application de procédures et de pratiques uniques. Il est donc important qu’en amont, un « listage » exhaustif des différentes tâches effectuées soit fait. Ceci doit permettre d’harmoniser les méthodes de travail.
- Décrire les procédures existantes (appliquées ou non), Formalisation de « pratiques » diffusées oralement
- Mettre en œuvre un jalonnant les procédures par des contrôles et des visas
- Assurer la gestion des délégations par la formation : « savoir déléguer »
- Organiser la gestion des flux d’information dans les processus liant les différentes étapes des traitements
- Privilégier en permanence la communication d’information via le nouveau SI et dans les relations inter-services quotidiennes
- Formaliser la plus grande partie des actions aux travers de plans d’actions, de comptes rendus et de relevés de décisions, de relevés d’interventions.
- Permette une traçabilité et une transparence dans les actions de la société, par l’ensemble des collaborateurs.
- Partager l’information pour assurer la continuité du service.
Mieux gérer le Système d’information
- Intégrer la notion de Workflow dans les différents processus du systèmes d’information existant ou futur.
- Assurer une meilleure communicabilité des éléments « opérationnels » inter métiers, interservices, pour fluidifier les flux d’information et éviter les redondances et surtout les manques.
- Planifier annuellement les formations récurrentes et informatives : Connaissance de l’utilisateur des possibilités du progiciel (modules existants mais non-exploité…). Permet d’assurer une plus grande polyvalence des métiers (y compris l’informatique) dans la connaissance de l’existant et assurer ainsi la continuité de service, le cas échéant.
- Planifier à long terme les besoins d’amélioration en vue de l’implantation de nouvelles solutions
- Mettre en pratique des procédures de suivi, de sécurité, de contrôle d’accès
- Intégrer les préconisations des différents rapports de diagnostics
- Intégrer le rôle de l’informatique de manière forte dans les projets liés au système d’information
- Appuyer les différentes démarches liées au plan informatique sur des utilisateurs experts désignés
- Disposer d’un plan de continuité et de reprise d’activité : c’est une obligation légale. Ce plan doit pouvoir être testé au moins deux fois par an
- Conserver l’information : améliorer la méthodologie pour la conservation de l’information par archivage numérique.