On le dit souvent, c’est l’outil qui s’adapte aux besoins de l’entreprise et des utilisateurs et non l’inverse !!!

Avr 20, 2016 Non classé

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Mais dans la réalité, combien sommes-nous, à « subir » le dictat d’un « progiciel » ?

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Pour ne pas tomber dans ce travers, seul le fait d’adopter une démarche fiable, constructive et proactive conduit à répondre aux besoins de l’entreprise et des utilisateurs. Ainsi chaque entreprise possède ses propres processus qui lui permettent, par l’accomplissement d’un certain

nombre de tâches et d’activités, de produire de la valeur ajoutée pour ses « clients », répondant aux objectifs attendus. Dès lors avant de se lancer dans les méandres du paramétrage informatique et autres bases de données, il faut pouvoir comprendre, décrire et formaliser les processus existants. Quelques clés :Distinguer les processus « métiers » de ceux que l’on appellera ici « supports ».

Les processus métiers, sont ceux du coeur de l’entreprise, et se fondent sur l’ensemble des activités, des tâches successives qui génèrent sa valeur ajoutée. Les grands processus du coeur de métiers sont peu nombreux et facilement repérables. Leur intégration dans un système d’information « rénové » se fait au moyen de progiciels métiers, spécialisés, existants sur le marché ou parfois développés de manière spécifique. Dans le secteur du logement social, pour lequel j’interviens en grande partie, quelques acteurs « sérieux » développent des solutions adaptées aux besoins des organismes.

Les processus « supports » comme les ressources humaines par exemple, représentent eux des activités plus génériques que l’on trouve dans tous types d’entreprises. Un cas à part peut être, la comptabilité, souvent spécifique au métier, et faisant partie intégrante du système d’informaton. Ainsi, leurs besoins d’intégration sont souvent plus génériques et s’interfacent de manière simple au SI.

La plupart des organisations pour lesquelles j’interviens ont mis en oeuvre depuis longtemps des procédures, formalisées pour la plus grande partie assurant le fonctionnement de l’entreprise. Lorsque la décision de renouveler son système d’information est prise, c’est l’occasion de « peaufiner » quelques unes d’entre elles et de les intégrer pleinement dans le nouveau SI, pour s’assurer un flux d’informations jalonné et contrôlé, le fameux « Workflow« . Mais c’est là que les choses se corsent un peu, car la réorganisation engendre une vision transversale, pas toujours, alors, partagée au sein de la société. C’est ainsi qu’un long travail de changement s’opère, qui prendra quelques années. Le renouvellement d’un système d’information représente avant tout, une refonte importante des pratiques de travail, et de culture d’entreprise.

Enfin, c’est l’occasion aussi de permettre à l’entreprise de ce recentrer pleinement sur son coeur de métier. Car en s’appuyant sur ce projet d’entreprise, et en modifiant son organisation en conséquence, elle va passer d’une vison verticale de ces process à une vision plus horizontale. La colonne vertébrale que sera le futur SI forcera l’ensemble des composantes de l’organisation à plus de transversalité.

Il faut dès lors être « étapiste » et ne pas vouloir « tout faire » en une seule fois et frontalement. Un projet de cette envergure s’étale, je le répète, sur plusieurs années. Ne pas avoir conscience de cela serait l’assurance d’un échec cuisant, et d’une démobilisation importante des équipes. Si, il faut prendre du temps, il faut aussi prendre les processus, l’un après l’autre, et améliorer, jour après jour, les modalités de gestion du projet : apprendre en marchant !

Quelques jalons pour vous préparer au changement :

  • Préparer cette mutation par un travail en amont sur les procédures
  • Appuyer votre démarche sur les responsables de service, en leur donnant un vrai rôle de chef d’orchestre, à leur niveau de responsabilité
  • Pratiquer un audit de faisabilité sur les bases d’informations
  • Ne pas négliger les apports d’une l’assistance externe, qui souvent peut être un bon régulateur par le regard extérieur
  • Préparer la formation : former et informer, sachez déléguer
  • Constituer des groupes de travail, impliquant et responsabilisant l’ensemble de collaborateurs dans le projet

Enfin, garder en tête que le système d’information parfait n’existe pas. On tend, par l’amélioration continue, vers, mais l’imperfection reflète aussi la complexité de nos organisations. Même dans la culture de la transversalité la plus accomplie, la plus fluide et responsable, il y a, encore à la marge des communications interentreprises qui ne permettent pas toujours l’intégration tant rêvée de nos process.

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