Mise en oeuvre d’outils de reporting

Avr 15, 2016 Non classé

Nuancer l’importance de l’outil !

La tendance actuelle est à la simplification et à la rationalisation des systèmes d’information. Plus que le « magiciel » qui couvrirait l’ensemble des besoins, même ceux encore ignorés, c’est plutôt le « tout utilisé » qui est recherché. Alors, la valorisation de l’information circulant dans ce système n’est-elle qu’une question d’outil ? Comme pour la plupart des réflexions concernant le traitement de l’information, on pense souvent que la é nième greffe d’outil, tous plus performants les uns que les autres, va enfin donner le résultat tant attendu. Quelque soit le type d’informations recherchées, traitées et mises en forme, la question de la finalité de son utilisation est primordiale. Ne serait-il pas plus judicieux de s’interroger, au préalable, sur la nécessité d’élaborer les indicateurs ad-hoc selon les résultats attendus.

De la méthode !

Aujourd’hui, les outils proposant des solutions de mise en oeuvre de tableaux de bord sont pléthores. La plupart des progiciels « métiers », digne de ce nom et liés au secteur de l’habitat social, proposent des outils intégrés permettant la construction de tableaux de bord dynamiques. Pour être complet, ajoutons à cela des solutions du marché, annexes c’est à dire non intégrées au progiciel métier, et venant se greffer le cas échéant sur ce dernier.

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Avant même d’envisager la mise en oeuvre de l’outil, et au risque de faire un choix très aléatoire, il est recommandé d’élaborer, de choisir une méthode de construction des indicateurs souhaités. Pour cela plusieurs méthodes se côtoient, le tout est de trouver celle qui correspond le mieux aux besoins de l’entreprise concernée. Reste une constante, la nécessité de « passer » par une ou deux séances de « brainstorming » pendant lesquelles les différents interlocuteurs vont pouvoir s’exprimer sur le sens des différents indicateurs, leurs véracités et la finalité de chacun. Peu à peu la méthodologie employée consistera à écarter ceux qui ne sont pas nécessaire, pour l’instant, au profit de ceux qui répondront aux objectifs posés à priori. Car en effet, l’indicateur doit pouvoir donner des tendances d’évolutions en permanence et à la demande. Ainsi l’ensemble de ces indicateurs constituera le tableau de bord du pilotage de l’activité.

De l’animation !

Pour que ces séances de réflexion soient efficaces et déterminantes, il faut qu’elle puisse être prise en charge par un « animateur » qui posera, dans le débat, les questions pertinentes à l’établissement des ces indicateurs.
Par sa connaissance du métier, du secteur d’activité, et de son expertise du le traitement de l’information, il donnera les clés de la réussite d’une telle démarche.

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Enfin il rédigera un document de cadrage, cahier des charges du futur tableau de bord, qui prendra en compte l’ensemble des résultats de la démarche.
C’est alors et alors seulement, une fois cette démarche finalisée qu’il sera temps de se poser la question de l’outil, qui sera ainsi véritablement au service de l’utilisateur.

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