Gestion et système d’information

Avr 15, 2016 Non classé

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La question est souvent posée : Qu’est ce que l’information et sa gestion dans une organisation ?

Le contour de la question reste très vaste et demanderait plusieurs niveaux de réponses pour la replacer dans un périmètre plus précis. En effet, il faut d’abord connaître l’objectif poursuivit par cette demande :

comprendre, répondre à une sollicitation (rapport, recherches…), construire un projet dans ce domaine….

Néanmoins voici quelques éléments de réponse ! On ne travaille pas l’information pour l’information, mais pour la partager, la mutualiser. C’est d’abord l’objectif que l’on vise qui détermine les différentes étapes de la démarche.

Au sein de l’entreprise l’information est le plus souvent liée à une circulation frénétique et à un stockage dit « mort » et sans réelle exploitation. Pour une entreprise apprendre à « Gérer » cette information c’est prévoir, réagir efficacement à l’imprévisible, sur l’exemple de la métaphore de la « caserne des pompiers » (Andy Grove). L’unique investissement à consentir est humain !

La technologie maitrisée permettant les plus pertinentes exploitations comme les plus inutiles. Il existe une multitude d’outils dans tous les domaines (dématérialisation, messagerie, bureautique, forum, guide routier, webcam, portail d’entreprise, le « copier/coller »…). En 30 ans, la performance des machines a été multipliée par 2 tous les 18 mois et ajoutons à cela une capacité de traitement et de stockage en phase avec les besoins ! Seul un problème subsistait dans la communication à distance, mais celui-ci est en passe de rattraper son retard technologique et économique.

L’utilisation de l’information au sein de l’entreprise implique un changement de comportements des collaborateurs. Le management et la recomposition du système d’information devient un enjeu primordial car il est le miroir de l’organisation de l’entreprise. Son seul objectif ? Être réellement au service de l’utilisateur et permette l’accession à la bonne information et au bon moment, pour assurer la meilleure prise de décisions. Ceci implique une contribution de tous dans le projet ! Si l’on pouvait donner une définition de l’information, je pourrais dire en résumé, que celle-ci est constituée par l’ensemble des productions opérationnelles, écrites, parlées… que les acteurs d’une entreprise fabriquent au quotidien. Cependant c’est dans son classement, son analyse et surtout son partage que cette information à sa véritable valeur ajoutée. L’entreprise par une réflexion sur son organisation doit adopter une véritable politique de gestion de l’information et développer une culture de communication. Si aujourd’hui les systèmes d’information existant s’intéressent à 8% du patrimoine d’information de celle-ci, 92% sont délaissés à travers les échanges téléphoniques, notes personnelles inaccessibles…etc. Mais surtout le savoir détenu par chaque individu ! « Quand les bureaux ferment, l’entreprise se vide de sa substance ! »

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