Les différents diagnostics, analyses et missions de conseil contribuent en grande partie à donner un éclairage nouveau et extérieur sur les modalités de traitement de l’information d’une entreprise. Ainsi un canevas général ressort presque systématiquement de ces études. Celui-ci donne lieu à une liste non-exhaustive de préconisations que je vous donne à lire dans cet article. L’idée est ici d’énumérer les préconisations les plus fréquentes qui ressortent de mes différentes études.

L’objectif ? Donner quelques pistes et axes d’amélioration pour le management de vos systèmes d’information.

Organiser le management de l’information :
  1.  Harmoniser les pratiques : Le renouvellement du système d’information de l’entreprise va conduire à l’harmonisation des bases de données. Cette restructuration de la « base de gestion » conduira à l’application de procédures et de pratiques uniques. Il est donc important qu’en amont, un « listage » exhaustif des différentes tâches effectuées soit fait. Ceci doit permettre d’harmoniser les méthodes de travail.
  2. Décrire les procédures existantes (appliquées ou non), Formalisation de « pratiques » diffusées oralement
  3. Mettre en œuvre un jalonnant les procédures par des contrôles et des visas
  4. Assurer la gestion des délégations par la formation : « savoir déléguer »
  5. Organiser la gestion des flux d’information dans les processus liant les différentes étapes des traitements
  6. Privilégier en permanence la communication d’information via le nouveau SI et dans les relations inter-services quotidiennes
  7. Formaliser la plus grande partie des actions aux travers de plans d’actions, de comptes rendus et de relevés de décisions, de relevés d’interventions.
  8. Permette une traçabilité et une transparence dans les actions de la société, par l’ensemble des collaborateurs.
  9. Partager l’information pour assurer la continuité du service.
Mieux gérer le Système d’information
  1. Intégrer la notion de Workflow dans les différents processus du systèmes d’information existant ou futur.
  2. Assurer une meilleure communicabilité des éléments « opérationnels » inter métiers, interservices, pour fluidifier les flux d’information et éviter les redondances et surtout les manques.
  3. Planifier annuellement les formations récurrentes et informatives : Connaissance de l’utilisateur des possibilités du progiciel (modules existants mais non-exploité…). Permet d’assurer une plus grande polyvalence des métiers (y compris l’informatique) dans la connaissance de l’existant et assurer ainsi la continuité de service, le cas échéant.
  4. Planifier à long terme les besoins d’amélioration en vue de l’implantation de nouvelles solutions
  5. Mettre en pratique des procédures de suivi, de sécurité, de contrôle d’accès
  6. Intégrer les préconisations des différents rapports de diagnostics
  7. Intégrer le rôle de l’informatique de manière forte dans les projets liés au système d’information
  8. Appuyer les différentes démarches liées au plan informatique sur des utilisateurs experts désignés
  9. Disposer d’un plan de continuité et de reprise d’activité : c’est une obligation légale. Ce plan doit pouvoir être testé au moins deux fois par an
  10. Conserver l’information : améliorer la méthodologie pour la conservation de l’information par archivage numérique.

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